Articolo pubblicato su Linkedin in data 26 febbraio 2020
Negli ultimi giorni non si fa altro che parlare di smart working o “lavora agile” come definito dal decreto legge emesso dal governo e che autorizza le imprese del nord Italia ad applicare questa modalità di lavoro in maniera semplificata senza tutti gli adempimenti necessari secondo la previgente normativa (DPCM 23 febbraio 2020, Disposizioni attuative del decreto-legge 23 febbraio 2020, n. 6, recante misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19. (20A01228) (GU Serie Generale n.45 del 23-02-2020).
Premesso ciò in questo articolo vorrei descrivere brevemente, non gli adempimenti burocratici o i presupposti normativi per attuarlo, ma di uno strumento operativo necessario ad implementare questa modalità di lavoro, ossia il regolamento informatico aziendale, chiamato anche protocollo, manuale delle procedure informatiche, etc.
Per capire meglio questo documento cominciamo a descriverne il suo scopo, raccogliere le istruzioni operative per i dipendenti sulle modalità d’uso degli strumenti informatici aziendali, dentro e fuori l’azienda.
Il contenuto di questo documento deve comprendere una descrizione degli strumenti in uso, le modalità d’utilizzo, cosa non fare e le soluzioni in caso di problemi, soluzioni si specifica anche di tipo organizzativo non solo tecniche.
Riguardo a questo ultimo punto bisogna specificare che queste procedure non devono tentare di trasformare un impiegato in un tecnico informatico, un esperto di cyber-sicurezza o di privacy.
La difficoltà nel redigere questo tipo di documento risiede pertanto nel redigerle utlizzando un approccio human-centered (come si dice oggi nel mondo del legal design).
Ma qual è il vantaggio per l’impresa? Per l’impresa adottare questo tipo di documento ha molteplici vantaggi.
Prima di tutto è inserito nel sistema di gestione della infrastruttura informatica, difatti come ben sa ogni esperto di sicurezza informatica l’anello debole del sistema informatico è sempre l’uomo. Partendo da questa considerazione già risulta evidente come fornire delle procedure pronte all’uso aiuto la conoscenza e mitiga il rischio informatico all’interno dell’impresa. Altresì questa documentazione da una parte responsabilizza l’impiegato il quale non può più nascondersi dietro la motivazione che non è stato informato sul corretto uso del device, dall’altra mette al riparo, o almeno mitiga, la responsabilità dell’impresa di fronte a violazioni di alcune normative, si pensi ad esempio alla L. 231/01 o alla disciplina privacy ai sensi del GDPR.
Detto tutto quanto sopra vediamo quindi più in dettaglio quale debba essere il contenuto del regolamento.
Sicuramente un regolamento vede al principio un elenco delle definizioni utili a capire il testo e lo scopo dello stesso, successivamente bisogna descrivere i device in uso in azienda e le loro modalità d’utilizzo specificando bene quello che si può fare e non fare, molto importante ritengo è descrivere bene le modalità d’uso delle mail aziendali e chat, anche in modalità BYOD (Bring Your Own Device), i dispositivi di archiviazione di massa, l’uso di strumenti crittografati o l’eliminazione di alcuni (pen-drive usb non criptate proibirle).
Come detto le indicazioni devono essere anche organizzative, nel senso che bisogna indicare i soggetti da contattare in base alla problematica da risolvere, ad esempio per questione tecnica l’IT, mentre per questioni riguardanti la privacy probabilmente sarà più opportuno riferire al DPO, per altre ancora potrebbe essere più opportuno contattare prima il capoufficio.
Inoltre il regolamento ormai può allargarsi ad aspetti correlati come l’uso dei social nonché se e come parlare dell’azienda sui social, oltre ovviamente spiegare e giustificare se avviene un qualche tipo di tracciamento dell’attività del lavoratore e con finalità (in tale ambito sempre attenzione a rispettare statuto dei lavoratori ed il Jobs Act).
Infine occorrerà specificare le eventuali sanzioni disciplinari, nonché penali, cui potrà incorrere il dipendente che non rispetterà le istruzioni contenute nel regolamento. Dopo tutto ciò è possibile allegare in fondo, se opportuno, le norme di legge e/o tecniche ritenute più idonee rispetto all’utente e all’impresa cui è destinato il regolamento che si ricorda deve essere sempre oggetto di revisione nonché di formazione per dipendenti e management.
Se hai domande o curiosità sull’articolo che hai appena letto scrivimi pure alla mia e-mail: s.familiari@lsclex.com
